Das Verhältnis zwischen interner Kontrolle und Cash Management

Die interne Kontrolle eines Unternehmens dient dazu, internen und externen Parteien hinreichende Sicherheit zu geben, dass die Unternehmensressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt werden. Das Management kann durch seine Kontrollaktivitäten ein starkes Kontrollumfeld schaffen und aufrechterhalten. Dies sind die Richtlinien und Verfahren, mit denen sichergestellt wird, dass die Managementziele ordnungsgemäß umgesetzt werden.

Dokumentation, Genehmigung, Überprüfung und Abstimmung

Externe Quellen - Kreditgeber, Versicherer und andere Interessengruppen - stehen unter erheblichem Druck, die Leistung eines Unternehmens so gut wie möglich zu gestalten. Sogar interne Quellen, wie Mitarbeiterprämien, können sich darauf auswirken, wie Mitarbeiter Finanzdaten anzeigen und melden. Aus diesem Grund sind Vermögenswerte und Einnahmen eher überbewertet als unterbewertet. Im Gegenzug werden Verbindlichkeiten und Aufwendungen häufig eher unterbewertet als überbewertet.

Die Kontrolltätigkeiten der Dokumentation, Genehmigung, Überprüfung und Abstimmung dienen dem Nachweis des Bestehens von Vermögenswerten und Eigenkapital sowie der ausgewiesenen Erträge. Sie tragen außerdem zum Nachweis der Vollständigkeit der ausgewiesenen Verbindlichkeiten und Aufwendungen bei. Für das Management stellen diese Aktivitäten sicher, dass Bargeld nur für gültige Einkäufe und Dienstleistungen ausgezahlt wird.

Finanzberichterstattung

Wichtige Elemente der internen Kontrolle, die zu einer korrekten Finanzberichterstattung beitragen, sind ein vollständiger Kontenplan, Buchhaltungshandbücher, in denen die ordnungsgemäße Kontoklassifizierung beschrieben wird, ein Standardprozess zum Erfassen von Journaleinträgen für regelmäßige Anpassungen zum Monatsende und zum Jahresende sowie Richtlinien zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, die den Anforderungen entsprechen mit externen Behörden. Ein aktiver Eigentümer oder Manager sollte den Jahresabschluss regelmäßig mit den veranschlagten Beträgen vergleichen. Alle großen Dollarbeträge oder prozentualen Unterschiede sollten überprüft werden, um die Ursache zu ermitteln.

Sicherheit von Vermögenswerten

Der Schutz des Unternehmensvermögens ist eine weitere Möglichkeit, das Vorhandensein gemeldeter Vermögenswerte zu überprüfen. Es ist wichtig, den Zugriff nicht nur auf Vermögenswerte und Bankkonten, sondern auch auf unterzeichnete Schecks und leere Bestellformulare zu beschränken. Weitere Möglichkeiten zum Schutz von Vermögenswerten sind die Durchführung von Hintergrundprüfungen für Mitarbeiter, die Bindung von Mitarbeitern, die Zugang zu Bargeld haben, und die Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes. Personen, die Zugang zu Unternehmensgeld haben, sollten keinen Zugang zu Buchhaltungsunterlagen haben, da dies Betrug erleichtert.

Aufgabentrennung

Im Cash Management bedeutet Aufgabentrennung, dass eine Person, die Buchhaltungstransaktionen in das Buchhaltungssystem eingibt, nicht dieselbe Person sein sollte, die entweder persönlich oder per Post Bargeld erhält. Buchhaltungs- und Treasury-Funktionen sollten getrennt gehalten werden, um Fehler und Betrug zu verhindern und aufzudecken.

Kleine Unternehmen verfügen nicht immer über die Ressourcen, um eine Aufgabentrennung zu gewährleisten, weshalb ein aktiv beteiligter Eigentümer oder Manager für die Bereitstellung einer grundlegenden internen Revisionsfunktion erforderlich ist. Diese Beteiligung sollte das Anzeigen aller Unterlagen vor dem Unterzeichnen von Auszahlungsschecks, das persönliche Versenden von Schecks, das Überprüfen von Kundenauszügen auf überfällige Konten, das Überprüfen von Bestellungen vor deren Übermittlung an Lieferanten, das Abgleichen von Bankkonten und das Genehmigen aller Abschreibungen von Kundenkonten umfassen.

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