Ziele und Einführung in ein Geschäftstreffen

Eine häufige Beschwerde in der Geschäftswelt ist, dass Besprechungen entweder zu lang oder unnötig sind. Um diese Beschwerden zu vermeiden, ist es wichtig, klare Ziele für ein Geschäftstreffen festzulegen. Die Einführung in das Meeting ist auch deshalb wichtig, weil Sie die Möglichkeit haben, diese Ziele festzulegen, damit die Teilnehmer genau wissen, was sie erwartet.

Format für ein Geschäftstreffen

Ein Geschäftstreffen ähnelt einer Geschichte, da es dazu dient, Informationen an ein gefangenes Publikum weiterzuleiten. Und wie eine Geschichte sollte ein Meeting einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Das allgemeine Format für ein Geschäftstreffen besteht darin, mit der Einführung (Beginn) zu beginnen, mit den Diskussionspunkten (Mitte) fortzufahren und mit dem Abschluss oder den nächsten Schritten (Ende) abzuschließen. Dies ist die allgemeine Gliederung, die beim Verfassen einer Sitzungsagenda zu beachten ist.

Einführung in das Geschäftstreffen

Die Einführung in das Meeting bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zusammen mit anderen wichtigen Besuchern der Gruppe vorzustellen. Aktualisieren Sie während der Einführung die Erinnerung jedes Teilnehmers an die Ereignisse der vorherigen Besprechung und geben Sie einen kurzen Überblick über den Ablauf der aktuellen Besprechung. Es ist auch wichtig, während der Einführung Regeln für die Besprechung festzulegen, z. B. die zeitliche Begrenzung von Kommentaren der Teilnehmer.

Ziele des Geschäftstreffens

Ihre Besprechungsziele sind die Ziele, die Sie als Ergebnis des Geschäftstreffens erreichen möchten. Ein mögliches Ziel ist beispielsweise die Ernennung von Projektteamleitern. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Problem im Zusammenhang mit dem Produktionsprozess anzusprechen. Eines der wichtigsten Details, die Sie bei der Auflistung von Besprechungszielen beachten sollten, ist die Reihenfolge nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Die dringendsten Punkte sollten an erster Stelle der Tagesordnung stehen.

Andere Überlegungen

Wenn ein Mitarbeiter ein Problem anspricht, das außerhalb Ihrer festgelegten Ziele liegt und das gesamte Meeting vom Kurs abbringen oder dazu führen kann, dass das festgelegte Zeitlimit überschritten wird. Um dieses Problem zu vermeiden, legen Sie am Ende der Besprechungsagenda einen Punkt fest, an dem die Mitarbeiter kurz andere Themen ansprechen können. Entscheiden Sie, ob das Problem dringend genug ist, um es in der aktuellen Sitzung anzusprechen. Wenn nicht, fügen Sie es der Tagesordnung der nächsten Sitzung hinzu.

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